How to view and manage your orders

Une fois qu’un client passe commande pour un produit vendu directement sur votre boutique Furzo, il est crucial de savoir où trouver cette commande, comprendre son statut, et la traiter rapidement et professionnellement. Ce guide vous explique comment faire via votre tableau de bord vendeur.

(Note: This guide applies to orders placed directly on Furzo. If you use external redirection for a product, the order will be processed on the external platform.)

1. View Your Order History

• Log in to your seller dashboard at Furzo.
• Cherchez l’option “Commandes” in the main navigation menu of your seller dashboard.
• When you click on it, you'll be taken to a page listing your orders, usually from the most recent to the oldest.
• Cette liste affiche des informations clés en un coup d’œil : Numéro de commande (#), Date, Statut, Nom du client, Total de la commande.
• Options for filtering (by status, by date) or search (by order number, customer name) are available to help you find specific orders.

2. Understanding Common Order Statuses

The status indicates where the order is in the process. Here are the most common statuses you'll encounter:

• En cours : ACTION REQUIRED. C’est généralement le statut d’une nouvelle commande payée avec succès. Cela signifie que le paiement est reçu, le stock (si géré) est déduit, et vous devez préparer et expédier la commande (ou finaliser et livrer le produit numérique/service).
• Terminée : You (the seller) typically set this status once the order has been fully processed AND shipped (or the service/digital file delivered). This indicates to the customer and the system that your part of the work is complete. A notification is sent to the customer.
• En attente : La commande est mise en pause. Le stock est déduit, mais il peut y avoir une raison d’attendre avant de traiter (ex: attente d’informations supplémentaires du client, vérification de paiement).
• En attente de paiement : La commande a été créée, mais le paiement n’a pas encore été confirmé (moins fréquent avec les paiements instantanés, mais peut arriver avec virements ou chèques si activés). Ne traitez pas la commande avant qu’elle ne passe “En cours”.
• Annulée : The order has been canceled (by you, an admin). The inventory (if tracked) has been restored.
• Remboursée : The order has been refunded (in full or in part).
• Échouée : Le paiement n’a pas abouti.

3. Consulter les Détails d’une Commande Spécifique

• Dans la liste des commandes, cliquez sur le numéro de commande ou sur un bouton “Voir” / “Détails” pour ouvrir la vue détaillée.
• There you will find all the information you need:
  • Customer Information: Last name, first name, email address.
  • Billing Address and Shipping Address: Vérifiez attentivement l’adresse de livraison for physical orders.
  • Items Ordered: List of items, quantity, unit price, total price per item.
    • IMPORTANT (Commissions): Si la commande concerne un produit avec un formulaire (Add-Ons), les informations soumises par le client (liens de refs, descriptions…) devraient apparaître ici, liées à l’article commandé ou dans une section dédiée. Vérifiez bien ces détails !
  • Financial Summary: Subtotal, shipping costs, any applicable taxes, total amount paid.
  • Méthode d’Expédition Choisie by the customer.
  • Current Status of the order.
  • Order Notes (see item 6).

4. Process the Order and Update the Status

• Reception: A new paid order arrives with the status En cours.
• Preparation: Pack your package (for physical items) or finalize your artwork/digital file.
• Shipping / Delivery: Once the package has been shipped or the file/service has been delivered:
  • Return to the order details.
  • Trouvez l’option pour changer le statut (un menu déroulant).
  • Select Terminée.
  • Validez la modification (un bouton “Mettre à jour”).
• Notification: Changer le statut à Terminée déclenche l’envoi d’un email automatique au client l’informant que sa commande est terminée/expédiée.

5. (Facultatif) Ajouter des Informations de Suivi d’Expédition

• If the feature is built into Furzo, you'll see a section in the order details where you can add:
  • Le Carrier (ex: La Poste, Mondial Relay, Colissimo…).
  • Le Tracking Number.
• Remplir ces informations est très utile pour le client et peut également vous être demandé en cas de litige. Si vous ajoutez un numéro de suivi, il est souvent inclus dans l’email de commande “Terminée”.

6. Communicate via Purchase Orders

• Dans les détails de la commande, vous trouverez une section “Notes de commande”. C’est un outil de communication lié à CETTE commande spécifique.
• You can add two types of notes:
  • Note privée : Visible uniquement par vous (et les administrateurs de Furzo). Utile pour laisser des mémos internes (“Client a demandé emballage cadeau”, “Attente validation croquis B”).
  • Note pour le client : Visible par le client (et envoyée par email). Utilisez-la pour communiquer des informations importantes sur la commande : “Votre commande a été expédiée avec le numéro de suivi XXXXX.”, “J’ai besoin d’une précision sur votre reference sheet, merci de vérifier vos emails.”, “Le fichier .PNG haute résolution vous a été envoyé via WeTransfer.”
• C’est un bon moyen de garder une trace écrite des communications relatives à une commande.

Communiquer avec l’Acheteur via la Messagerie Interne de Furzo

Pour toute discussion concernant une commande spécifique ou une commission en cours (ou après qu’elle ait été passée), il est fortement recommandé d’utiliser le Furzo's internal messaging system.

• Directions: Vous trouverez cette fonctionnalité sous l’onglet “Messages” (or a similar name) in your seller dashboard. Conversations are often linked directly to the relevant orders.
• Features: Ce système vous permet d’échanger des messages écrits avec votre acheteur et, de manière cruciale, d’send attachments. C’est idéal pour :
  • Request clarification regarding the information provided in the commission form.
  • Send sketches or previews for approval.
  • Ask questions about the order.
  • Envoyer le fichier final si la méthode de livraison “Téléchargeable” n’a pas été utilisée.
• Critical Importance for Litigation: Warning: In the event of a disagreement or dispute regarding an order or commission, Only written communications recorded on the Furzo platform will be considered admissible evidence par l’administration de Furzo pour aider à la résolution. Cela inclut :
  1. Messages exchanged via the messagerie interne “Messages”.
  2. The “Notes pour le client” added to the order.
  Any discussion that takes place outside of Furzo (via personal email, Discord, Telegram, etc.) will not be officially considered. It is therefore in your best interest to manage all important communications regarding your orders directly on Furzo.

Gérer vos commandes de manière organisée et réactive est essentiel pour la satisfaction de vos clients et la réputation de votre boutique sur Furzo. Prenez l’habitude de vérifier régulièrement vos nouvelles commandes et de mettre à jour leur statut dès que vous les traitez