How to view and manage your orders

Une fois qu’un client passe commande pour un produit vendu directement sur votre boutique Furzo, il est crucial de savoir où trouver cette commande, comprendre son statut, et la traiter rapidement et professionnellement. Ce guide vous explique comment faire via votre tableau de bord vendeur.

(Note: This guide concerns orders placed directly on Furzo. If you use external redirection for a product, the order will be managed on the external platform).

1. Access Your Order List

• Log in to your Furzo vendor dashboard.
• Cherchez l’option « Commandes » in the main navigation menu of your sales area.
• Clicking on it takes you to a page listing your orders, generally from the most recent to the oldest.
• Cette liste affiche des informations clés en un coup d’œil : Numéro de commande (#), Date, Statut, Nom du client, Total de la commande.
• Options for filtering (by status, by date) or research (by order number, customer name) are available to help you find specific orders.

2. Understanding current order statuses

The status shows you where the order is in the process. Here are the most common ones you will encounter:

• In progress : ACTION REQUIRED. C’est généralement le statut d’une nouvelle commande payée avec succès. Cela signifie que le paiement est reçu, le stock (si géré) est déduit, et vous devez préparer et expédier la commande (ou finaliser et livrer le produit numérique/service).
• Completed : You (the seller) usually set this status once the order has been fully processed AND shipped (or the digital service/file delivered). This tells the customer and the system that your part of the job is done. A notification is sent to the customer.
• Pending : La commande est mise en pause. Le stock est déduit, mais il peut y avoir une raison d’attendre avant de traiter (ex: attente d’informations supplémentaires du client, vérification de paiement).
• Awaiting payment : La commande a été créée, mais le paiement n’a pas encore été confirmé (moins fréquent avec les paiements instantanés, mais peut arriver avec virements ou chèques si activés). Ne traitez pas la commande avant qu’elle ne passe « En cours ».
• Cancelled : The order has been cancelled (by you, an admin). Stock (if managed) is restored.
• Refunded : The order has been refunded (totally or partially).
• Stranded : Le paiement n’a pas abouti.

3. Consulter les Détails d’une Commande Spécifique

• Dans la liste des commandes, cliquez sur le numéro de commande ou sur un bouton « Voir » / « Détails » pour ouvrir la vue détaillée.
• You'll find all the information you need here:
  • Customer information : Last name, first name, email address.
  • Billing Address and Delivery Address : Vérifiez attentivement l’adresse de livraison for physical orders.
  • Products ordered : List of items, quantity, unit price, total price per item.
    • IMPORTANT (Commissions) : Si la commande concerne un produit avec un formulaire (Add-Ons), les informations soumises par le client (liens de refs, descriptions…) devraient apparaître ici, liées à l’article commandé ou dans une section dédiée. Vérifiez bien ces détails !
  • Financial summary : Subtotal, shipping costs, any taxes, total amount paid.
  • Méthode d’Expédition Choisie by the customer.
  • Current status of the order.
  • Ordering Notes (see point 6).

4. Process Order and Update Status

• Reception : A new paid order arrives in status In progress.
• Preparation: Prepare your parcel (for physical goods) or finalize your digital work/file.
• Shipping / Delivery : Once the package has been dispatched or the file/service delivered :
  • Return to order details.
  • Trouvez l’option pour changer le statut (un menu déroulant).
  • Select Completed.
  • Validez la modification (un bouton « Mettre à jour »).
• Notification: Change status to Completed déclenche l’envoi d’un email automatique au client l’informant que sa commande est terminée/expédiée.

5. (Facultatif) Ajouter des Informations de Suivi d’Expédition

• If the functionality is integrated into Furzo, you can see a section in the order details to add :
  • Visit Carrier (ex: La Poste, Mondial Relay, Colissimo…).
  • Visit Tracking number.
• Remplir ces informations est très utile pour le client et peut également vous être demandé en cas de litige. Si vous ajoutez un numéro de suivi, il est souvent inclus dans l’email de commande « Terminée ».

6. Communicate via Order Notes

• Dans les détails de la commande, vous trouverez une section « Notes de commande ». C’est un outil de communication lié à CETTE commande spécifique.
• You can add two types of notes:
  • Private note : Visible uniquement par vous (et les administrateurs de Furzo). Utile pour laisser des mémos internes (« Client a demandé emballage cadeau », « Attente validation croquis B »).
  • Customer note : Visible par le client (et envoyée par email). Utilisez-la pour communiquer des informations importantes sur la commande : « Votre commande a été expédiée avec le numéro de suivi XXXXX. », « J’ai besoin d’une précision sur votre reference sheet, merci de vérifier vos emails. », « Le fichier .PNG haute résolution vous a été envoyé via WeTransfer. »
• C’est un bon moyen de garder une trace écrite des communications relatives à une commande.

Communiquer avec l’Acheteur via la Messagerie Interne de Furzo

Pour toute discussion concernant une commande spécifique ou une commission en cours (ou après qu’elle ait été passée), il est fortement recommandé d’utiliser le Furzo's internal messaging system.

• How to find us : Vous trouverez cette fonctionnalité sous l’onglet « Messages » (or a similar name) in your sales dashboard. Conversations are often directly linked to the orders concerned.
• Features : Ce système vous permet d’échanger des messages écrits avec votre acheteur et, de manière cruciale, d’send attachments (PJ). C’est idéal pour :
  • Request clarification of the information provided on the commission form.
  • Send sketches or previews for validation.
  • Ask questions about the order.
  • Envoyer le fichier final si la méthode de livraison « Téléchargeable » n’a pas été utilisée.
• Capital Importance for Litigation: Please note: In the event of disagreement or dispute concerning an order or commission, only written communications recorded on the Furzo platform will be considered admissible evidence par l’administration de Furzo pour aider à la résolution. Cela inclut :
  1. Messages exchanged via the messagerie interne « Messages ».
  2. Visit « Notes pour le client » added to the order.
  Any discussion held outside Furzo (by personal email, Discord, Telegram, etc.) cannot be officially taken into account. It is therefore in your interest to centralize all important communications relating to your orders directly on Furzo.

Gérer vos commandes de manière organisée et réactive est essentiel pour la satisfaction de vos clients et la réputation de votre boutique sur Furzo. Prenez l’habitude de vérifier régulièrement vos nouvelles commandes et de mettre à jour leur statut dès que vous les traitez