Comment voir et gérer vos commandes

Une fois qu’un client passe commande pour un produit vendu directement sur votre boutique Furzo, il est crucial de savoir où trouver cette commande, comprendre son statut, et la traiter rapidement et professionnellement. Ce guide vous explique comment faire via votre tableau de bord vendeur.

(Note : Ce guide concerne les commandes passées directement sur Furzo. Si vous utilisez la redirection externe pour un produit, la commande sera gérée sur la plateforme externe.)

1. Accéder à Votre Liste de Commandes

• Connectez-vous à votre tableau de bord vendeur Furzo.
• Cherchez l’option “Commandes” dans le menu principal de navigation de votre espace vendeur.
• En cliquant dessus, vous arriverez sur une page listant vos commandes reçues, généralement de la plus récente à la plus ancienne.
• Cette liste affiche des informations clés en un coup d’œil : Numéro de commande (#), Date, Statut, Nom du client, Total de la commande.
• Des options de filtrage (par statut, par date) ou de recherche (par numéro de commande, nom de client) sont disponibles pour vous aider à trouver des commandes spécifiques.

2. Comprendre les Statuts de Commande Courants

Le statut vous indique où en est la commande dans le processus. Voici les plus fréquents que vous rencontrerez :

• En cours : ACTION REQUISE. C’est généralement le statut d’une nouvelle commande payée avec succès. Cela signifie que le paiement est reçu, le stock (si géré) est déduit, et vous devez préparer et expédier la commande (ou finaliser et livrer le produit numérique/service).
• Terminée : Vous (le vendeur) définissez généralement ce statut une fois que la commande a été entièrement traitée ET expédiée (ou le service/fichier numérique livré). Cela indique au client et au système que votre part du travail est faite. Une notification est envoyée au client.
• En attente : La commande est mise en pause. Le stock est déduit, mais il peut y avoir une raison d’attendre avant de traiter (ex: attente d’informations supplémentaires du client, vérification de paiement).
• En attente de paiement : La commande a été créée, mais le paiement n’a pas encore été confirmé (moins fréquent avec les paiements instantanés, mais peut arriver avec virements ou chèques si activés). Ne traitez pas la commande avant qu’elle ne passe “En cours”.
• Annulée : La commande a été annulée (par vous, un admin). Le stock (si géré) est restauré.
• Remboursée : La commande a été remboursée (totalement ou partiellement).
• Échouée : Le paiement n’a pas abouti.

3. Consulter les Détails d’une Commande Spécifique

• Dans la liste des commandes, cliquez sur le numéro de commande ou sur un bouton “Voir” / “Détails” pour ouvrir la vue détaillée.
• Vous y trouverez toutes les informations nécessaires :
  • Informations Client : Nom, prénom, adresse email.
  • Adresse de Facturation et Adresse de Livraison : Vérifiez attentivement l’adresse de livraison pour les commandes physiques.
  • Produits Commandés : Liste des articles, quantité, prix unitaire, prix total par article.
    • IMPORTANT (Commissions) : Si la commande concerne un produit avec un formulaire (Add-Ons), les informations soumises par le client (liens de refs, descriptions…) devraient apparaître ici, liées à l’article commandé ou dans une section dédiée. Vérifiez bien ces détails !
  • Récapitulatif Financier : Sous-total, frais de port, taxes éventuelles, montant total payé.
  • Méthode d’Expédition Choisie par le client.
  • Statut Actuel de la commande.
  • Notes de Commande (voir point 6).

4. Traiter la Commande et Mettre à Jour le Statut

• Réception : Une nouvelle commande payée arrive en statut En cours.
• Préparation : Préparez votre colis (pour les biens physiques) ou finalisez votre œuvre/fichier numérique.
• Expédition / Livraison : Une fois le colis expédié ou le fichier/service livré :
  • Retournez aux détails de la commande.
  • Trouvez l’option pour changer le statut (un menu déroulant).
  • Sélectionnez Terminée.
  • Validez la modification (un bouton “Mettre à jour”).
• Notification : Changer le statut à Terminée déclenche l’envoi d’un email automatique au client l’informant que sa commande est terminée/expédiée.

5. (Facultatif) Ajouter des Informations de Suivi d’Expédition

• Si la fonctionnalité est intégrée à Furzo, vous pouvez voir une section dans les détails de la commande pour ajouter :
  • Le Transporteur (ex: La Poste, Mondial Relay, Colissimo…).
  • Le Numéro de Suivi.
• Remplir ces informations est très utile pour le client et peut également vous être demandé en cas de litige. Si vous ajoutez un numéro de suivi, il est souvent inclus dans l’email de commande “Terminée”.

6. Communiquer via les Notes de Commande

• Dans les détails de la commande, vous trouverez une section “Notes de commande”. C’est un outil de communication lié à CETTE commande spécifique.
• Vous pouvez ajouter deux types de notes :
  • Note privée : Visible uniquement par vous (et les administrateurs de Furzo). Utile pour laisser des mémos internes (“Client a demandé emballage cadeau”, “Attente validation croquis B”).
  • Note pour le client : Visible par le client (et envoyée par email). Utilisez-la pour communiquer des informations importantes sur la commande : “Votre commande a été expédiée avec le numéro de suivi XXXXX.”, “J’ai besoin d’une précision sur votre reference sheet, merci de vérifier vos emails.”, “Le fichier .PNG haute résolution vous a été envoyé via WeTransfer.”
• C’est un bon moyen de garder une trace écrite des communications relatives à une commande.

Communiquer avec l’Acheteur via la Messagerie Interne de Furzo

Pour toute discussion concernant une commande spécifique ou une commission en cours (ou après qu’elle ait été passée), il est fortement recommandé d’utiliser le système de messagerie interne de Furzo.

• Accès : Vous trouverez cette fonctionnalité sous l’onglet “Messages” (ou un nom similaire) dans votre tableau de bord vendeur. Les conversations sont souvent liées directement aux commandes concernées.
• Fonctionnalités : Ce système vous permet d’échanger des messages écrits avec votre acheteur et, de manière cruciale, d’envoyer des pièces jointes (PJ). C’est idéal pour :
  • Demander des clarifications sur les informations fournies dans le formulaire de commission.
  • Envoyer des croquis ou des aperçus pour validation.
  • Poser des questions sur la commande.
  • Envoyer le fichier final si la méthode de livraison “Téléchargeable” n’a pas été utilisée.
• Importance Capitale pour les Litiges : Attention : En cas de désaccord ou de litige concernant une commande ou une commission, seules les communications écrites et enregistrées sur la plateforme Furzo seront considérées comme preuves recevables par l’administration de Furzo pour aider à la résolution. Cela inclut :
  1. Les messages échangés via la messagerie interne “Messages”.
  2. Les “Notes pour le client” ajoutées à la commande.
  Toute discussion tenue en dehors de Furzo (par email personnel, Discord, Telegram, etc.) ne pourra pas être officiellement prise en compte. Il est donc dans votre intérêt de centraliser toutes les communications importantes relatives à vos commandes directement sur Furzo.

Gérer vos commandes de manière organisée et réactive est essentiel pour la satisfaction de vos clients et la réputation de votre boutique sur Furzo. Prenez l’habitude de vérifier régulièrement vos nouvelles commandes et de mettre à jour leur statut dès que vous les traitez